Foire aux questions (FAQ) de notre réseau de professionnels

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Vous avez des questions concernant la facturation,
notre façon de faire, ou vous désirez joindre notre réseau ?
La réponse se trouve ici!

Facturation

Quel est le processus de facturation?
À la suite de la réception de votre facture, le paiement de vos honoraires sera effectué à la fin du mois suivant. Veuillez noter que lorsque vous offrez vos services au cours du mois, nous exigeons la réception de votre facture à la fin de ce mois.

Les factures peuvent être transmises par courriel à l’adresse clinical@aretehr.com ou par télécopieur au 1 403 252‑6161.

Les factures transmises jusqu’au 7 de chaque mois sont traitées pour le paiement de ce mois, mais seulement pour le travail effectué au cours du mois précédent. Par exemple, vous pouvez transmettre vos factures jusqu’au 7 juillet pour toutes les séances tenues en juin (ou avant). Si l’une de ces factures comportait par erreur une séance s’étant déroulée en juillet, celle-ci ne serait payée qu’en août.

Il est important de noter que les factures ne seront réglées qu’à condition que les dossiers de vos clients soient à jour. Nous devons donc avoir reçu tous les rapports correspondant aux rencontres mentionnées sur votre facture ainsi que le formulaire de consentement dûment signé. Les factures dont les dossiers ne sont pas à jour ne pourront pas être traitées.

LISTE DE VÉRIFICATION :

  • Transmettez votre facture avant le 7 de chaque mois pour les séances tenues au cours du mois précédent.
  • Transmettez une facture distincte pour chaque client que vous aurez rencontré.
  • Assurez-vous que nous avons dans nos dossiers un formulaire de consentement pour chaque client ayant reçu vos services.

download-20px DOCUMENTS À TÉLÉCHARGER

Modèle de facture (fichier Excel – PC ou Mac) – Ce modèle comporte une facture au premier onglet et des instructions au second pour vous aider à créer une facture conforme à nos exigences.

Formulaire de consentement (fichier PDF) – Ce formulaire doit être signé au cours de votre rencontre initiale avec chaque nouveau client, puis transmis par télécopieur au 1 403 252‑6161, ou numérisé puis transmis par courriel à l’adresse clinical@aretehr.com.

Pourquoi chaque facture doit-elle comporter un numéro unique?
Chaque facture que vous nous faites parvenir doit avoir un numéro unique – c’est-à-dire qui n’a pas été utilisé auparavant.

Si vous n’avez pas de système de numérotation pour vos factures, vous pourriez utiliser la méthode suivante : Créez un numéro de facture distinct en combinant le code client confidentiel au numéro de séance. Par exemple, 23456-1. La facture suivante serait donc 23456-2, et ainsi de suite.

Veuillez noter ce qui suit : Toutes les factures – peu importe le système de numérotation que vous utilisez – doivent comporter une référence au code client confidentiel. Les factures n’indiquant aucun code client confidentiel ni aucun numéro de facture distinct ne pourront pas être traitées.


download-20px DOCUMENT À TÉLÉCHARGER

Modèle de facture (fichier Excel – PC ou Mac) – Ce modèle comporte une facture au premier onglet et des instructions au second pour vous aider à créer une facture conforme à nos exigences.

Pourquoi suis-je obligé de transmettre une facture distincte pour chaque client auprès de qui je prête assistance au nom d’Arete?

Comme le travail que vous effectuez auprès des clients est de nature confidentielle, une facture distincte doit être établie pour chacun d’eux. Vous pouvez facturer plusieurs séances pour le même client sur une seule facture, mais pas pour différents clients.

Dans le cas peu probable où vous auriez des questions concernant une facture précise, cette façon de faire permet également de simplifier le suivi et le repérage des paiements.

Travailler avec nous

Pourquoi Arete demande-t-elle aux clients de prendre un rendez-vous directement avec moi?
Nous croyons que favoriser l’autonomie des clients dans le cadre de la prise en charge de leur santé contribue à leur bien-être. Cette responsabilisation face à la démarche qu’ils désirent entreprendre débute par la prise de leur rendez-vous directement auprès de vous.

Au cours de notre processus d’ouverture de dossier, nous indiquons à nos clients que vous attendez leur appel.

J’aimerais vous recommander une collègue. Comment pourrait-elle se joindre à votre réseau?
Nous accueillons favorablement les recommandations. Votre collègue peut nous contacter à l’adresse network@aretehr.com pour commander une trousse d’information à l’intention des professionnels.

Nous sélectionnons nos thérapeutes avec circonspection. Tous les fournisseurs de services de notre réseau doivent :

  • détenir une maîtrise ou un doctorat;
  • démontrer chaque année qu’ils sont membres en règle de leur ordre professionnel – un indicateur qu’ils se conforment au code d’éthique de leur profession;
  • démontrer chaque année qu’ils ont souscrit une assurance responsabilité professionnelle.

Nous voulons que nos clients vivent la meilleure expérience possible. C’est pourquoi nous bâtissons et maintenons un réseau de professionnels duquel vous pouvez être fier.

À quoi le formulaire de consentement sert-il et que dois-je faire avec?
Le formulaire de consentement confirme le consentement d’un client à recevoir des services et fait en sorte que le client est au courant des politiques et pratiques importantes concernant la confidentialité, la nature de la consultation effectuée dans le cadre d’un PAE et les procédures de gestion des rendez-vous.

Ce formulaire doit être signé par le client et le conseiller au cours de la première rencontre, puis transmis à notre bureau par courriel à l’adresse clinical@aretehr.com ou par télécopieur au 1 403 252‑6161 dès que possible après cette première rencontre. Aucune facture ne pourra être acquittée avant la réception de ce formulaire à notre bureau.


download-20px DOCUMENT À TÉLÉCHARGER

Formulaire de consentement (fichier PDF)

Comment signaler un changement d’adresse?
Il est important de nous faire part de tout changement d’adresse. Vous pouvez nous faire parvenir votre nouvelle adresse à clinical@aretehr.com.
J’ai ajouté une nouvelle spécialisation à ma pratique. Avez-vous un moyen de l’ajouter à votre base de données?
Vous pouvez transmettre par courriel toute information concernant votre formation et vos secteurs d’activités à l’adresse network@aretehr.com. Nous ajouterons cette information à votre profil professionnel ce qui servira à bien jumeler nos clients avec le professionnel le mieux placé pour répondre à leurs besoins.
Pourquoi suis-je obligé de vous transmettre annuellement une preuve d’inscription à mon ordre professionnel et une preuve s’assurance?
Nos professionnels doivent être membres en règle de leur ordre professionnel et avoir souscrit une police d’assurance responsabilité pour être en mesure de fournir des services de psychothérapie.

Pour que vous soyez admissible comme fournisseur de services, nous vous demandons de nous faire parvenir à chaque année, votre preuve d’assurance ainsi que votre preuve d’inscription à votre ordre professionnel démontrant que votre titre professionnel est toujours en vigueur.

Puisque les professionnels peuvent décider de ne pas renouveler leur assurance ou qu’ils peuvent perdre leur titre professionnel, nous demandons une preuve tous les ans. Sans cette preuve, les fournisseurs de services ne répondent pas à nos exigences, et nous ne dirigeons pas nos clients vers ces derniers.

Je suis un thérapeute voyant actuellement un client en pratique privée, qui vient de m’informer qu’il a accès au programme d’aide aux employés offert par Arete. Que devrais-je faire?
Veuillez demander à votre client de communiquer avec l’un de nos agents en composant le 1 877 412‑7483 ou le 1 877 922‑8646 pour que nous puissions vérifier son admissibilité et ouvrir son dossier, le cas échéant.

Si vous ne faites pas déjà partie de notre réseau de fournisseur de services, vous devrez discuter avec un membre de notre équipe afin de déterminer si vous répondez à nos exigences. Nous serons heureux de discuter avec vous. Vous pouvez nous joindre à l’adresse network@aretehr.com.

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